צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

אנחנו יודעים כמה המעבר למשרד הבא יכול להיות מתיש, מבלבל ומתסכל. על כן, יצרנו עבורכם את המדריך המלא והנוח (זמין להורדה – חינם באתר), על מנת שתכלו לעבור הכל בשלום ובמינימום תקלות 🙂

*כמובן שהצרכים משתנים בכל עסק, אך המטרה היא להצביע על המשימות המהותיות ביותר ולספק לכם התחלה מהירה לרשימת המשימות האישית שלכם – קשה לתאר כמה חשובה רשימה שכזו במהלך מורכב כל כך.

לקראת חתימת החוזה על המשרד:

  • צרו "ועדת מעבר" – צוות אחראי. בדרך כלל יכלול נציגי IT, משאבי אנוש, תפעול ועוד אנשים בעלי עניין.
  • צרו תקציב רילוקיישן ראשוני מבוסס מחשבה (!)
  • החליט האם תשתמשו ביועץ מקצועי לאיתור המשרד – אם כן, נשמח כמובן לעזור 🙂 073-3745306
  • תיאום העברת שרתים עם ספקי התמיכה הטכנית IT.
  • פנו לספק הטלפון כדי לקבל מספרים חדשים או להעביר את הקיימים.
  • לקבוע אם ציוד כלשהו דורש ספקים מיוחדים או מאושרים להעביר אותו. זה יכול לכלול מכונות צילום, ציוד מעבדה, אלקטרוניקה מסוימים או ציוד ייצור.
  • בדוק פרטי ההשכרה הקיימת עבור דרישות שיקום / תנאים להחזרת החלל הנוכחי לבעל הבית.
  • מפתחות המשרד החדש.
  • צורו קשר עם הבניין כדי לאשר מיקומים של שילוט.
  • לשכור ספק שילוט, לקבל אישור, ולהתקין שילוט חדש.
  • הזמנת נייר מכתבים חדש, כרטיסי ביקור, טפסים וחומרי שיווק מודפסים אחרים.
  • תיאום עדכונים לאתר שלכם, חתימות דוא"ל וכל מקום אחר שבו מופיעה כתובתך, כך שניתן יהיה ליישם אותם ביום המעבר שלך.
  • הודיעו ללקוחות שלכם על שינוי כתובת.
  • צור קשר עם הדואר כדי לשנות את הכתובת.
  • צור קשר עם הבנק לשינוי כתובת.
  • להודיע ​​לספקים על שינוי כתובת (שירות קפה, מכונות אוטומטיות וכו ').
  • צורו קשר עם מס הכנסה ושאר רשויות כדי לשנות את הכתובת.
  • שינוי כתובת בכל הפרסומים.
  • לוודא צרכי ביטוח חדשים בחלל החדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 חודשים לפני העברה:

  • תיאם תאריך עם מחלקת התמיכה הטכנית IT.
  • לעדכן יומן פגישות ושאר צרכים עתידיים..
  • הגדירו תחומי אחריות בכל מחלקה.
  • הכנת ציר זמן ברור עד המעבר ולשבועות שאחריו.
  • לאסוף את כל תוכניות הפריסה מהעובדים עבור החללים החדשים שלהם.
  • לדאוג לצרכי אזורים משותפים (חדרי קפה / הפסקה, חדרי העתקה וכו ')
  • רישום וארגון כל הציוד שיש להעביר.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

חודש לפני המעבר:

  • להקצות לכל עובד/ מחלקה מספר טלפון חדש ולעדכנם.
  • יצירת מדריך פשוט ובהיר לעובדים בדבר המעבר.
  • הכנת סדר היום של העובדים לגבי יום המעבר והשבוע שאחריו.
  • צורו קמפיין יחסי ציבור עם הודעות לעיתונות כדי להדגיש את המיקום החדש.
  • אתר אחסון מאובטח מחוץ לחלל עבור מסמכים ישנים. (אל תסחבו איתם לכל מקום חדש).
  • לדון ולהסכים על צרכי ביטוח המעבר עצמו.
  • קביעת נהלים ביטחוניים למהלך (בהתאם לאופי החברה).
  • בחינת לוח הזמנים – האם ראלי ומתקדם על פי התכנית?
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 שבועות לפני המעבר:

  • קבעו סופית את תזמון המעבר.
  • הרגיעו את העובדים בחיוך ושיתוף מידע (זוהי טראומה לארגון)
  • תזמנו את חומרי האריזה ואת משלוח הציוד.
  • הכינו 'חבילת קבלת הפנים' של העובד למרחב החדש (שירותים, חדרי הפסקה, חדרי העתקה וכו ').
  • צורו רשימה של אנשי קשר לשעת חירום, מספרי טלפון סלולריים וספקים הכוללים העברה לחברה, ניהול בניינים, שירותים, תקשורת וכו '.
  • התכוננו ל"אבד ונמצא" הן במקור והן ביעד.
  • בחרו את ספק הניקיון עבור המשרד החדש (ואלי אף לישן בעת מסירת המפתחות).
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

שבוע המעבר:

  • תזמנו חומר אריזה נוסף ומסירת תוויות.
  • אתרו יעדים של תגית ותווית – מספור חדרים ומזהי ציוד.
  • צרו מפת 'אתה כאן' בקומה.
  • תזמנו את ההדרכה לכל נוהלי החירום במיקום החדש.
  • הפצת רשימות אנשי קשר לרשימות חירום / באתר / שיחה.
  • סקירה וסיים כל רצפי המהלכים / לוחות זמנים – להפיץ להעביר צוות.
  • הפיצו את תגי הכניסה החדשים של העבדים.
  • קרוב ככל האפשר- יום נעילה – שינוי מנעולים וקודי גישה במיקום חדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

ימי ההסתגלות למקום החדש

  • תמיכה בבקשות עובדים, אבד ומצא, רשימות דבש, וכו '.
  • לאסוף את כל פריטי הגישה, כולל כרטיסי אבטחה, מפתחות ומעבר חניה עבור המיקום הישן לאשר החזרת פיקדונות המוחזקים על ידי בעל הבית עבור פריטים.
  • סקירת נזקים קרו במהלך- הכנה והגשת דוחות (חשוב!).
  • צרו רשימת אנשי קשר חדשה ופריסה של מיקומי מחלקות.
  • סקירת חשבוניות סופיות מול חוזים.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

קישורים ופרטי קשר מועילים עבור המעבר

  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

—————————————————————————————————————————

אנחנו מקווים שרשימה זו עזרה לכם,

במידה ויש לכם הערות בונות אשר יעזרו להפוך רשימה זו לטובה ויעילה יותר, אנחנו נשמח מאוד לשמוע מכם. השאירו הערה בתגובות ואנחנו נעדכן.

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

כתבות רלוונטיות

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

25/06/2016

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

מי אמר ששלב הריהוט במשרד החדש זה סיוט? ובכן… די הרבה אנשים. [more]

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Crafted With Love by pixidigital.com
CALL ME
+
Call me!
Call Now Button