צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

אנחנו יודעים כמה המעבר למשרד הבא יכול להיות מתיש, מבלבל ומתסכל. על כן, יצרנו עבורכם את המדריך המלא והנוח (זמין להורדה – חינם באתר), על מנת שתכלו לעבור הכל בשלום ובמינימום תקלות 🙂

*כמובן שהצרכים משתנים בכל עסק, אך המטרה היא להצביע על המשימות המהותיות ביותר ולספק לכם התחלה מהירה לרשימת המשימות האישית שלכם – קשה לתאר כמה חשובה רשימה שכזו במהלך מורכב כל כך.

לקראת חתימת החוזה על המשרד:

  • צרו "ועדת מעבר" – צוות אחראי. בדרך כלל יכלול נציגי IT, משאבי אנוש, תפעול ועוד אנשים בעלי עניין.
  • צרו תקציב רילוקיישן ראשוני מבוסס מחשבה (!)
  • החליט האם תשתמשו ביועץ מקצועי לאיתור המשרד – אם כן, נשמח כמובן לעזור 🙂 073-3745306
  • תיאום העברת שרתים עם ספקי התמיכה הטכנית IT.
  • פנו לספק הטלפון כדי לקבל מספרים חדשים או להעביר את הקיימים.
  • לקבוע אם ציוד כלשהו דורש ספקים מיוחדים או מאושרים להעביר אותו. זה יכול לכלול מכונות צילום, ציוד מעבדה, אלקטרוניקה מסוימים או ציוד ייצור.
  • בדוק פרטי ההשכרה הקיימת עבור דרישות שיקום / תנאים להחזרת החלל הנוכחי לבעל הבית.
  • מפתחות המשרד החדש.
  • צורו קשר עם הבניין כדי לאשר מיקומים של שילוט.
  • לשכור ספק שילוט, לקבל אישור, ולהתקין שילוט חדש.
  • הזמנת נייר מכתבים חדש, כרטיסי ביקור, טפסים וחומרי שיווק מודפסים אחרים.
  • תיאום עדכונים לאתר שלכם, חתימות דוא"ל וכל מקום אחר שבו מופיעה כתובתך, כך שניתן יהיה ליישם אותם ביום המעבר שלך.
  • הודיעו ללקוחות שלכם על שינוי כתובת.
  • צור קשר עם הדואר כדי לשנות את הכתובת.
  • צור קשר עם הבנק לשינוי כתובת.
  • להודיע ​​לספקים על שינוי כתובת (שירות קפה, מכונות אוטומטיות וכו ').
  • צורו קשר עם מס הכנסה ושאר רשויות כדי לשנות את הכתובת.
  • שינוי כתובת בכל הפרסומים.
  • לוודא צרכי ביטוח חדשים בחלל החדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 חודשים לפני העברה:

  • תיאם תאריך עם מחלקת התמיכה הטכנית IT.
  • לעדכן יומן פגישות ושאר צרכים עתידיים..
  • הגדירו תחומי אחריות בכל מחלקה.
  • הכנת ציר זמן ברור עד המעבר ולשבועות שאחריו.
  • לאסוף את כל תוכניות הפריסה מהעובדים עבור החללים החדשים שלהם.
  • לדאוג לצרכי אזורים משותפים (חדרי קפה / הפסקה, חדרי העתקה וכו ')
  • רישום וארגון כל הציוד שיש להעביר.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

חודש לפני המעבר:

  • להקצות לכל עובד/ מחלקה מספר טלפון חדש ולעדכנם.
  • יצירת מדריך פשוט ובהיר לעובדים בדבר המעבר.
  • הכנת סדר היום של העובדים לגבי יום המעבר והשבוע שאחריו.
  • צורו קמפיין יחסי ציבור עם הודעות לעיתונות כדי להדגיש את המיקום החדש.
  • אתר אחסון מאובטח מחוץ לחלל עבור מסמכים ישנים. (אל תסחבו איתם לכל מקום חדש).
  • לדון ולהסכים על צרכי ביטוח המעבר עצמו.
  • קביעת נהלים ביטחוניים למהלך (בהתאם לאופי החברה).
  • בחינת לוח הזמנים – האם ראלי ומתקדם על פי התכנית?
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 שבועות לפני המעבר:

  • קבעו סופית את תזמון המעבר.
  • הרגיעו את העובדים בחיוך ושיתוף מידע (זוהי טראומה לארגון)
  • תזמנו את חומרי האריזה ואת משלוח הציוד.
  • הכינו 'חבילת קבלת הפנים' של העובד למרחב החדש (שירותים, חדרי הפסקה, חדרי העתקה וכו ').
  • צורו רשימה של אנשי קשר לשעת חירום, מספרי טלפון סלולריים וספקים הכוללים העברה לחברה, ניהול בניינים, שירותים, תקשורת וכו '.
  • התכוננו ל"אבד ונמצא" הן במקור והן ביעד.
  • בחרו את ספק הניקיון עבור המשרד החדש (ואלי אף לישן בעת מסירת המפתחות).
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

שבוע המעבר:

  • תזמנו חומר אריזה נוסף ומסירת תוויות.
  • אתרו יעדים של תגית ותווית – מספור חדרים ומזהי ציוד.
  • צרו מפת 'אתה כאן' בקומה.
  • תזמנו את ההדרכה לכל נוהלי החירום במיקום החדש.
  • הפצת רשימות אנשי קשר לרשימות חירום / באתר / שיחה.
  • סקירה וסיים כל רצפי המהלכים / לוחות זמנים – להפיץ להעביר צוות.
  • הפיצו את תגי הכניסה החדשים של העבדים.
  • קרוב ככל האפשר- יום נעילה – שינוי מנעולים וקודי גישה במיקום חדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

ימי ההסתגלות למקום החדש

  • תמיכה בבקשות עובדים, אבד ומצא, רשימות דבש, וכו '.
  • לאסוף את כל פריטי הגישה, כולל כרטיסי אבטחה, מפתחות ומעבר חניה עבור המיקום הישן לאשר החזרת פיקדונות המוחזקים על ידי בעל הבית עבור פריטים.
  • סקירת נזקים קרו במהלך- הכנה והגשת דוחות (חשוב!).
  • צרו רשימת אנשי קשר חדשה ופריסה של מיקומי מחלקות.
  • סקירת חשבוניות סופיות מול חוזים.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

קישורים ופרטי קשר מועילים עבור המעבר

  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

—————————————————————————————————————————

אנחנו מקווים שרשימה זו עזרה לכם,

במידה ויש לכם הערות בונות אשר יעזרו להפוך רשימה זו לטובה ויעילה יותר, אנחנו נשמח מאוד לשמוע מכם. השאירו הערה בתגובות ואנחנו נעדכן.

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

כתבות רלוונטיות

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

25/06/2016

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

מי אמר ששלב הריהוט במשרד החדש זה סיוט? ובכן… די הרבה אנשים. [more]

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק שלך. אבל בחירת כל משרד תהיה טעות. אתה צריך לוודא כי המשרד שלך יתמוך ויקדם את העובדים והמותג קדימה. לכן ריכזנו עבורך את 21 הטיפים הכי מהותיים לקראת השכרת המשרד הבא שלכם בת"א / רמת גן.

החליטו: האם אתם באמת צריך אחד?

  • עסקים רבים נדרשים למשרד כחלק מהותי מצרכי העסק, אך לעיתים עסקים בתחילת הדרך או בעלי מבנה תעסוקה גמיש יכולים לעבוד מהבית או במשרד משותף. אם העסק שלך יכול לפעול באחד מסביבות חלופיות אלה, תוכלו לחסוך לעצמך הרבה זמן וכסף.

בחרו מיקום ליד צוות העובדים

  • המיקום הוא השיקול החשוב ביותר שלך כאשר שוכרים את שטח המשרד הראשון שלך. ראשית עליך לוודא כי המשרד יהיה קרוב מספיק עבור חברי הצוות שלך כדי לנסוע כל בוקר למשרד. אם אין לך צוות עדיין, בחר משרד קרוב מספיק לאזור מאוכלס עם כישרון פוטנציאלי.

ודאו כי המשרד המושכר נגיש בקלות עבור אחרים

  • כמובן, עליך לזכור לקוחות בעת בחירת מיקום. האם בניין המשרדים שאתם שוקלים נגיש בקלות מן כבישים מהירים או תחבורה ציבורית? האם יוכלו למצוא אותו בקלות?

לא רק הבית – גם השכונה

  • גורם נוסף בעת שכירת שטח המשרד הראשון שלך שיכול להשפיע על ההחלטה הוא המיקום. בהתייחסות לאזור והסביבה. הצוות שלך צפוי להעריך משרד שקרוב למדי למסעדות ובתי קפה. ואם יש מקומות מסוימים בהם נאלצים לבקר באופן קבוע למטרות עסקיות (כמו מקומות מפגש או בנקים), תרצו להיות בקרבת מקום גם כן.

תקציב קפדני

  • לאחר מיקום, העלות היא החשש הגדול הבא. אל תבחרו משרד סופר מדהים ומפואר אם המשמעות היא לחץ כספי משמעותי..

חשבון עבור הוצאות נוספות

  • יש הרבה הוצאות כאשר שוכרים משרד חדש. שכר הדירה בפועל הוא רק חלק ממנו, חשמל, הובלה, ציוד ריהוט, מחשוב, ביטוח ועוד.

ודאו כי תנאי השכרת המשרד ברורים

  • זהו לא סתם הסכם שניתן לרפרף ולחתום כדי לקדם את התהליך, כל סעיף בעל פוטנציאל להקל או להקשות על חייכם. בקשו מהמתווך המקצוען שלכם סבלנות והסברים ברורים.

בררו מי אחראי על תיקונים

  • תיקונים עבור המשרד שלך עלולים להתגלות כהוצאה משמעותית. אם בעל הבית אחראי על הוצאות אלה, ודאו שהוא מוכן לטפל בהם בזמן.

קבלו עזרה ממומחה

  • תהליך החיפוש אחר שטחי משרדים יכול להיות מכריע עבור  Newbie. אבל שימוש בסוכן נדל"ן מסחרי מקצוען או מתווך אשר מכיר את המאפיינים באזור, הם יכולים להפוך את התהליך כולו להרבה יותר קל. חייג אלינו עכשיו וסוכן יפרוש בפנייך את הנכסים הזמינים המתאימים ביותר עבורך.

מצאו בניין מאובטח

  • הבניין עצמו צריך להציע כמה שירותים גם כן. כדי לשמור עליך, העובדים שלך ועל הציוד שלך בטוח ומאובטח, לברר האם בבניין יש מאבטח, ואבטחה לאחר שעות העבודה.

בחרו שטח שמתאים לצוות שלכם

  • התאימו את הגודל של המשרד לגודל הצוות, לדינאמיקת העבודה במשרד ונסו להימנע משטחים גדולים שלא לצורך.

אבל להשאיר קצת מקום לגדול

  • עם זאת, קצת שטח נוסף יכול להיות דבר טוב, במיוחד אם העסק מתכנן לגדול בתוך זמן השכרת המשרד. כמה מקומות נוספים / חדרים / שולחנות יכול להיות מועיל מאוד בעתיד הקרוב.

חשבו איזה חלל עבודה הכי מתאים לכם?

  • חלל משותף או חדרים? אולי זה השילוב שיכול להתאים לכם ולאופי העבודה של העסק?

הבהירו במדוייק – מהו מצב הנכס אליו תכנסו

  • וודא שאתה מבין איך השטח יועבר. האם אתם דורשים שיפורים כמו צבע ושטיח, או שאתם צריכים קירות ודלתות להזיז או להוסיף? מי ישלם על השיפורים האלה?

אל תשכחו את החנייה – גם של האופניים

  • חניה היא גורם חשוב נוסף שעלול להיות להשכח כאשר שוכרים את המשרד הראשון צריך לוודא שיש מספיק מקומות חניה בקרבת מקום, כך העובד באמת יכול להגיע לעבודה בזמן ללא בעיות רבות. חניון מאובטח או שטח ייעודי הוא יתרון.

איך המשרד ייראה לאחרים?

  • תאהבו את זה או שלא… המשרד שולחמסרים לאחרים על העסק שלך. אם תבחרו בניין ישן במיוחד, זה יכול להגיד ללקוחות שאתם נאבקים כלכלית. מצד שני, אם המשרד מפואר מאוד, עלולים לחשוב שמשלמים לכם יותר מדי 🙂

יש מקום לפגישות?

  • מלבד שולחנות בלבד או תאים, יש לחשוב על כמה מקומות אחרים שיכולים להיות שימושיים לצוות העובדים. האם צריך חדר ישיבות ייעודי או כמה חדרי ישיבות קטנים יותר? האם צריך מטבח או כל סוג מסוים של חללים נוספים במשרד?

לדעת מה מותר לכם להתאים אישית

  • סביר להניח שעם השכרת המשרד שלכם תרצו לבצע מספר שינויים. אבל רוב בעלי הבית לא מעוניינים בשינויים יוצאי דופן. אז לפני שאתם חתמים על משהו, בדקו מה מותר לעשות עם השטח, בלי לחייב אותך על נזקים.

אורך תקופת ההשכרה

  • זהו מרכיב חשוב אשר מטרתו לספק לך את השקט הנפשי לתקופה של השנים הקרובות עבור העסק שלך. מעבר משרד הוא טלטלה לעסק ומעברי מקום לעיתים קרובות יצור בעיה.

האמינו בעסק

  • אם זה חוזה שכירות לחמש שנים, איפה העסק יהיה בעוד חמש שנים? והאם יש לכם תוכנית ממשית להגיע לשם?

 

בהצלחה ענקית!

כתבות רלוונטיות

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן אנחנו יודעים [more]

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

איזה מחשבים נקנה למשרד החדש? – כללי אצבע.

24/06/2016

איזה מחשבים נקנה למשרד החדש? – כללי אצבע.

טוב, אז גילוי נאות לפני שמתחילים – הטיפים הללו אמנם מתאימים לכל חברה השוכרת משרד, אך מתייחסים בעיקר לחברות שאינן ממוקדות לפיתוח. שכן, חברות פיתוח (וגם חברות עיצוב ועריכה) דורשות פרמטרים אחרים בעת בחירת המחשוב שלהם. הרכישה הטכנולוגית יכולה להיות מאיימת ומלאת חששות, מכוון שלרוב השכרת משרד היא סימן להתרחבות – קרוב לוודאי שרכישת מחשבים חדשים תהיה חלק ממשימת המעבר למשרד הבא, במיוחד אם אין לך מחלקת IT, או הבנה על מנת להגיע להחלטה המתאימה ביותר. לעתים קרובות, עסקים ירכשו מחשבים ורכיבים עם מפרטים הרבה יותר גדולים מהנדרש, רק כדי לא להתפס "ללא".

אנשי התמיכה במחשוב קוראים לזה "אובר קיל" ומגחכים בינם לבין עצמם על הכמות המוגזמת של טכנולוגיה בהשוואה לצרכי המשרד. דבר זה כמובן גורם להוצאות גדולות הרבה יותר מהמתוכנן ומשאיר פריטים רבים ללא שימוש.

ברוב המשרדים קיים אחראי טכנולוגי בהתאם לצרכי המשרד, בעת השכרת משרד לראשונה (קפיצה לרוב במספר העובדים ובצרכי המשרד) עד מחלקות שלמות של תמיכה. אנחנו מאוד ממליצים בשלב זה לתקשר עם בעל מקצוע, אל דאגה להלן הדברים העקריים שיש לתת את הדעת עליהם:

  1. להחליט על תקציב

כמו כל מהלך סביב השכרת המשרד (ובמיוחד ההשכרה עצמה של הנכס…) נכון יהיה לבחון קודם כל את התקציב, בחינה שתוצאותיה תהיה הבנה ברורה של הצרכים והגבולות התקציבאים. עולם המחשוב בעל מגוון רחב מאוד של מחירים, זכרו – זה שפריט יקר לא אומר בהכרח שהוא טוב יותר. במידה ואתם קונים יחידות מרובות רצוי מאוד לבחון הרבה הצעות מחיר ואף לפרק את ההזמנה ולרכוש בתפזורת כל חלק במקום המשתלם ביותר.

 

  1. מראש מורכבים או מובנים מרכיבים?

טוב, זהו הסעיף שמתייחס לאנשי ה-IT של המשרד, כמות הכסף שניתן לחסוך בכך שתהליך ההרכבה יהיה בתוך העסק, כמובן שהדבר מגביל את התמיכה שתקבל מהחנות לגבי בעיות כאלו ואחרות. שוב, כל זאת אם יש לך במשרד בעל תפקיד שיודע כיצד לאבחן בעיות מחשב, ולהיות מסוגל להסיר חלקים פגומים כדי לשלוח חזרה לשירות או תחליף.

 

  1. Desktop Vs. מחשב נייד

כמה פעמים מצאתי עצמי עובד עם לפ-טופ שמחובר למסך נייח, לפעמים הייתי מרוצה מזה ולפעמים ממש ממש לא. הן למחשבים שולחניים והן למחשבים ניידים יש מקום בעולם העסקים. הבחירה תהיה תלויה בסוג העבודה שנדרשת במשרד שלך. אם השכרת משרד בת"א כי חשוב שתשארו קרובים למרכז העניינים, עובד שמסתובב הרבה מחוץ למשרד יעריך מאוד מחשב נייד שיהיה איתו בכל פגישה. אבל, אם השכרתם משרד תל אביב כי אתם מתכננים שיבואו לבקר אתכם במשרד שלכם, או שמיקום המשרד נוח לעובדים והם נשארים תמיד במשרד – הם יודו על מחשב נייח (במיוחד אם פעילות המשרד כוללת תוכנות כבדות ומחשבים חזקים).

כדאי לחשוב גם על כך ש:

  • מחשב נייד עלול להגנב (אבטחת מידע רצויה מאוד)
  • מחירי תפעול ושדרוג
  • זמן מחייה
  1. איזה מותג אתה צריך לבחור?

האם PC (מחשב פרטי – Privet Computer) או MAC (מקינטוש – חברת אפל)? שני מותגים העונים על צרכים שונים, הן ברמה המקצועית והן ברמה הרגשית.

ברמה המקצועית – מחשבי MAC מיועדים לעבודות עיצוב, עריכה ושאר תכנות הדורשות ביצועים גבוהים ונוחות מקסימלית, הם יקרים יותר וללא ספק מותאמים מאוד לצרכי השימוש בהם. מחשבי הPC משמשים לרוב המשרות שולחן השונות שבחוץ.

 

  1. מה המפרט שאתם צריכים?

אין ממש דרך לענות על השאלה הזו בלי להתייחס לצרכים הספציפים של המשרד שלך, אבל נוכל לספק לכם את הנתונים המעניינים מבחינתכם ומעט נתוני בסיס:

  • לפחות 2 GB RAM
  • מעבד אינטל 2GHZ
  • לפחות 320 GB בכונן הקשיח – תמיד ניתן להוסיף עוד מאוחר יותר
  • מערכת הפעלה Windows
  • Microsoft Office Suite או שווה ערך מתאים
  • כרטיס מסך
  • DVD / CD-ROM
  • יציאות USB מרובות
  • Gigabit Ethernet – מהירויות שידור מהיר
  • וויי – פיי
  • אחריות ותמיכה

כתבות רלוונטיות

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן אנחנו יודעים [more]

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

Crafted With Love by pixidigital.com
CALL ME
+
Call me!
Call Now Button