המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי אליו יגיעו הלקוחות הפוטנציאלים שלכם, העובדים יגיעו כמובן בכל יום וללא ספק יושפעו רבות מאופי המשרד הנבחר. במדריך הבא נתמקד בשלושת השלבים והפרמטרים שיש להתייחס אליהם, במדריך המלא תמצאו גם את רשימת הצ'ק-ליסט שתעזור לקראת ובתקופת המעבר עצמה.

 

חלק ראשון: לתכנן תוכניות

  1. בואו נתחיל מהבסיס – השטח/הגודל, זהו פרמטר הסינון המרכזי בתחילת החיפוש. מה בעצם הארגון צריך? נסו להבהיר את צרכי המשרד. פעילויות מסויימות במשרד עשויות לדרוש שטח אישי קטן או גדול יותר עבור כל עובד או מחלקות מסויימות עובדות בדינאמיקה שונה ועל כן יזדקקו לאופי חלל שונה. סוגיית חדרי הישיבות ושאר מיקומי ניהול פגישות. האם לקוחות אכן צפויים להגיע באופן שוטף למשרד?

זוהי החלטה מהותית – ממש לא ממומלץ לשכור משרד גדול מהנדרש, כמובן שקטן מדי יהיה בעייתי – אבל לא לשכוח להשאיר מקום להתרחבות הארגון.

  1. צרו תקציב ברור המתחשב בכל הפרמטרים הרלוונטים, יציאה לחיפוש משרדים להשכרה בתל אביב ורמת גן ללא תקציב ברור יוביל לתסכול ואף חמור מכך לבעיה תקציבית של ממש. צרו טווח מחירים ושמרו עליו!

אל תשכחו שישנן הוצאות נלוות – העברת הציוד המשרדי, רכישה של ציוד משלים, שיפוץ במידה ונדרש, חשבונות שוטפים (תזכרו להתחשב גם בעלויות שירותי הניקיון).

  1. הפרמטר ה-3 הכי חשוב לקראת תחילת המהלך – מיקום, אזור המשרד. מומלץ להחליט מראש על האיזור ולהתמקד בחיפושים סביב אותו מיקום ולא להתפזר ולראות כל פעם משרד להשכרה באזור שונה.

שלושת הפרמטרים העקרים בבחירת מיקום המשרד המושכר:

  • הלקוחות שלך – האם יגיעו בקלות למיקום המשרד? מה יחשבו עליך כשיגיעו לאיזור?
  • העובדים שלך – הקלות שלהם להגיע תשפיע ישירות על התפקוד ושביעות הרצון שלהם.
  • המחיר – כל אזור מביא איתו טווח מחירים שונה. נסו ליצור את הנוסחא המתאימה לצרכי המשרד.

לעיתים נראה כי לו נקפיד לרשום ולבחון את הברור מאיליו – נצליח להתעלות על המובן ולהתרכז במאמצים ליצור, להתפתח והכי חשוב: לעמוד ביעדים שהגדרנו

אופיס גורו : OfficeGuru

חלק שני: איתור הנכס העסקי המושלם

  1. לפני שמתחילים לחפש, רצוי להחליט – מה בעצם אנחנו מחפשים? האם מדובר במגדלי משרדים מרכזיים? האם אנחנו צריכים משרד מפואר להשכרה או שייתכן ובניין משרדים לא חדש במיוחד יספק את צרכי העסק?

בשלב זה אנחנו יודעים את גודל המשרד, התקציב והמיקום בתל אביב או רמת גן, עכשיו עלינו להחליט איזה סוג של משרד מתאים לנו?

  1. איזה משרדים להשכרה בתל אביב ורמת גן זמינים להשכרה במועד הרצוי לך?

מצאו את השטחים הזמינים להשכרה. עכשיו שיש לך תחושה של מה שאת/ה מחפש/ת, אפשר להתחיל לחפש משרדים. יש כמה מסלולים שונים שנוכל לנקוט כדי לאתר את הנכס.

האופציה המומלצת – תן למתווך מקצוען לנווט איתך בתחום הנדל"ן העסקי אשר יכול לעיתים להתיש ולבלבל. המתווך המקצוען יודע על הנכסים הטובים ביותר לפני כולם ויכול לרוב להשיג לך תנאים מיוחדים. מעבר לכך הוא יידע לזהות את צרכי העסק שלך וימנע ממך לעשות טעיות של מתחילים.

אופציה נוספת היא כמובן להתחיל לפנות ולחפש לבד, אפשרות זו כמובן מיועדת למי שיש לו (או לעובד שלו) זמן להתמקד במהלך והבנה או ניסיון בתחום. בין ניתן לעבור מתווך באזור שלך למצוא משרדים.

  1. סיור בין הנכסים המובילים ותחילת צימצום האפשרויות. זהו שלב מהנה, הרבה טיולים והתרשמויות – אנחנו מזכירים, אל תתפתו לשנות מיד את התקציב שבחרתם או שאר הפרמטרים (גודל, מיקום וכו').

ערכו רשימה של היתרונות והחסרונות של כל מקום באופן מסודר ועקבי, בהתחשב במספר גורמים. מה המרחק בין התחבורה הציבורית? האם יש הרבה קורה מסביב לאזור? האם זה בטוח? האם הבניין באיכות טובה? האם זה יכול לספק לך את כל הצרכים שלך כעסק?

 

חלק שלישי: לוחצים ידיים – סוגרים עסקה

  1. גם אם אתם מנוסים מאוד בחתימה על חוזים כאלו ואחרים וגם אם זה החוזה המשמעותי הראשון שלכם – ישנם כמה דברים שכדאי לתת עליהם את הדעת. ודאו שאתם יודעים את התנאים השונים של ההשכרה וכיצד גורמים מסוימים משפיעים עליך השוכר. לא לחתום על שום דבר מבלי להבין את התנאים.

ישנם מודלי תמחור מגוונים להשכרה וחלק מההוצאות, כמו אלה של בניין משרדים משותפים, אינן באחריות השוכר, אבל אתה צריך לשלם עבור כל שירות שאתה משתמש.

שימו לב לסעיפים הנוגעים לתחזוקה, ניקוי וסילוק אשפה. ודאו שאתם מבינים אילו סוגים של תיקונים באחריותכם ובמה הבעלים של המשרד ששכרתם יטפל. תחזוקה היא אחת הסיבות מספר אחת של סכסוכים בין בעלי הבית והדיירים ורצוי למנוע אי הבנה.

  1. משא ומתן על החוזה שלך. תמיד שא ותן על חוזה השכירות (ובכלל בכל הצעה לעסק) ולא להסתפק במחיר המפורסם. בעיקר, אתם צריכים לשאוף לנהל משא ומתן על מגבלת עליית שכר הדירה בהמשך. תן לזה זמן כדי לוודא שכל הצרכים שלך יתקיימו על ידי הבניין לפני חתימת חוזה השכירות. [20]

אם אתה חסר ניסיון בעולם השכרת המשרדים, משא ומתן יכול להיות מסובך. זה יכול להיות משתלם יותר לשכור מתווך לייצוג ולא לנסות לטפל בעצמך.

  1. חשוב על הגרוע מכל: נקוט אמצעי זהירות מתאימים, גם אם אתה בעל עסק אחראי, יכול לפעמים להתרחש אסון. תמיד להיות מוכן גם לגרוע ביותר בעת חתימת חוזה שכירות.

היזהר בעת חתימת ערבות אישית. זהו מסמך המבטיח, גם במקרה של קריסה עסקית, אחריות אישית עבור תשלומי שכר דירה. ודאו שיש לכם את הזכות להקצות את החכירה למישהו אחר או sublet לחלל.

  1. היכונו לתרחישי המקרה הטובים ביותר. נסיבות בלתי צפויות אינן תמיד דבר רע. העסק שלך יכול לגדול מהר מהצפוי ואתה עלול להגדיל את הצרכים המבנים לפני שתקופת השכרת המשרד מסתיימת. ודאו שיש סעיף רילוקיישן / הרחבת ההשכרה שלך.

זכות סירוב ראשונה נותנת לך את הזכות לתבוע שטחים סמוכים לפני שהם מושאלים לדיירים שונים. בעל הבית יצטרך להודיע לך אם הוא שכור למישהו אחר ויש לך את הזכות לבקש את החלל הזה בעצמך.

מצאת את המאמר בעל ערך? התקשרו וספרו לנו על כך, ואנחנו נספר לכם על המשרדים במגדלי עזריאלי ובת"א ור"ג שיש לנו בשבילכם!

כתבות רלוונטיות

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים כמה משאבים להשקיע באדריכלית או מעצבת פנים? כמה חשוב שיראו את שאר העובדים והאם אנחנו רוצים להיתפס כיוקרתיים בכל מחיר?

  • "אני לא מבין" פנה אלי ר' ממשרד עורכי דין גדול בתל אביב,
  • "איך זה שהיה לנו יותר קל למכור במשרד הישן? הוא לא התקרב למראה של החדש",
  • -"זאת בדיוק הבעיה" עניתי
  • "המשרד השתנה – הלקוחות לא"

השכרת משרד בתל אביב (כמו בכל מקום), מחייבת חשיבה משותפת של הנהלת העסק על הרבה נושאים. המיקום, הגודל והתקציב יהיו כמובן נושאי השיחה החשובים ביותר, אך אופן ההחלטה עלול להיות מוטעה במידה ונשכח את הפרמטר החשוב ביותר – הלקוח.

בדיוק כמו בעת החלטה על שם העסק והשפה הגרפית (ובראש ובראשונה הלוגו), עלולים מחליטי הדברים להתבסס על תחושת הבטן שלהם או על האופן בו הם רואים את השירות/מוצר שהם מציעים, אך האמת ברורה ואף פשוטה יותר – זהו הלקוח שלכם שחשוב ומכוון שפעמים רבות בעל העסק איננו קהל היעד של עצמו (לטעמי אפילו לרוב באופן מוזר ומעניין) אין לו יכולת להתבסס על דעתו.

"נעל את נעליו של הלקוח שלך"

כמובן שאנחנו לא מצפים שתחלוץ נעליים עכשיו, אבל בעת השכרת משרד בתל אביב, רצוי מאוד שתנסה להבין את הלך הרוח של הלקוח שלך כשהוא נכנס למשרד החדש ששכרת. מה הוא מצפה לראות? כיצד יגיב למיקום שבחרתם? לגודל המשרד ואולי חשוב מכל – היכן ממוקם המשרד בציר ה"מפואר – מול – פשוט ופרקטי".

יוקרתי ומרשים או יקר ומפחיד?

כולנו חווינו את זה, נכנסנו למשרד עורכי דין, רואי חשבון או כל נותן שירות אחר והלסת נשמטה מריצפת השיש והחלונות העצומים – הרגשנו שהגענו למשרד מרשים שיש בו הצלחה רבה. אך כמה דקות בהמתנה והתחלנו לחקור את הנברשת לעומק והמחשבה האם אלו יהלומים שמחוברים אליה והאם מצופה ממני להצליח לממן את כל הרושם הזה? יותר מכך, האם אני משלם על זמן העבודה של המומחים פה או שמה אני ממן את שגעונות המעצבת פנים שנשכרה למקום?

הבעיה הנ"ל מוכרת ועסקים רבים המחפשים משרדים להשכרה בתל אביב והסביבה, מחפשים את הפתרון המועיל ביותר למשפך השיווק שלהם (אחרי הכל – הגעתו של הלקוח אליכם למשרד היא בהחלט נקודה מכרעת במשפך השיווק בדרכו אל הרכישה). וזו גם הדרך הנכונה לבחון את הבעיה – כשאנחנו בוחרים את אתר האינטרנט שלנו, אנחנו עוברים תהליך דומה, אנחנו צופים בהתנהגות הלקוחות שלנו, מנסים להתאים את התמונות אשר ממירות הכי הרבה לפעולה ובוחרים את המילים שלנו בקפידה. אז נכון בעת השכרת משרד בתל אביב אין לנו אפשרויות של בדיקות A/B כמו ברשת, אבל התכווננות ראויה תספק לנו הרבה מאוד חצי הכוונה.

שאלות שראוי לשאול

  • האם השירות שלי מוגדר כפרימיום?
  • האם הלקוחות שלי מעריכים פאר או שמה יעדיפו צנעה?
  • האם תפיסת הלקוח אותי כ"ממש מצליח" מגדילה משמעתית את הסיכויים שיקנה?
  • כיצד יראה המשרד לו ננסה להתאים אותו לחוויית אתר האינטרנט של העסק?
  • כיצד המותג נתפס בעיני קהל היעד שלי?
  • כמה משנה ללקוח שלי כיצד נראת הדינמיקה בין העובדים?
  • האם חווית המוצר שלי היא רגשית או לוגית?
  • האם הלקוח שלי יודע בוודאות מה המחיר שישלם עוד לפני שמגיע למשרד?

את השאלות הללו (ועוד רבות דומות להן -המטרה להבהיר את הרעיון – לא נצליח להציג כל שאלה רלוונטית), רצוי להציג להנהלת העסק ולהבין את הקשר בינם לבין ההחלטות בעת השכרת משרד בתל אביב.

אבל איך אני יכול לקבל תשובות אלו?

מצחיק כמה פעמים שאלו אותי את זה בעת הצגת הנושא, "בדיוק כמו שאתה מצפה לשמוע ממני תשובה עכשיו – תשאל". פנו ללקוחות שלכם, אלו שכבר הבהירו שמוצאים בכם ערך ותשאלו אותם, אם יש לכם תמריץ טוב לעונים על השאלון שיופץ ב-מייל / טלפונית תקבלו תשובות מהר יותר. תשאלו את הלקוחות הפוטנציאלים שלכם – צרו קמפיין (קטן) סביב התשאול, כך תקבלו גם תשובות ובנוסף תשקיעו קצת במיצוב המותג ככזה שמתעניין ורוצה להכיר את הקהל שלו.

התובנות מהמהלך יעזרו לכם גם בתחומים נוספים של העסק, ככל שתכירו את הקהל שלכם באופן ברור יותר, תוכלו להתרכז בכאבים והצרכים שלו ובכך להיות ממוקדים יותר בפעולות שלכם,

ואלי אפילו לחסוך כסף רב על משרד מפואר במגדל יוקרתי – ובכך אשכרה – להביא ליותר מכירות!

כתבות רלוונטיות

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

25/06/2016

3 כללי האצבע בהשכרת משרד: גודל – מיקום – מיקוד

טוב, אז לפני שנצלול לרשימות טיפים מפורטות ומדריכי מעבר משרד, נפשט את [more]

6 החלטות שחייבים לקחת לקראת השכרת המשרד הראשון

25/06/2016

6 החלטות שחייבים לקחת לקראת השכרת המשרד הראשון

ההחלטה להקים משרד עשויה להיות אחת ההחלטות המורכבות והבלתי מוכרות ביותר שתצטרכו לעשות. במדריך זה ננסה להתייחס להחלטות מהותיות על מנת להתעמק קצת יותר במשמעויות השונות במהלך.

 

תקצוב עלויות של משרד

אם אנחנו רוצים שהמהלך יצליח, אנחנו צריכים להתחיל עם התקציב. עצם המהלך הוא תקציבי, על כן מדובר במשאב הכי חשוב. קרו מקרים שהפחתה בחשיבות של הנושא הביאה לקשיים רבים לבעלי חברות אשר התנהגו כאילו מדובר בבאר ללא תחתית.

חשוב לציין: אנחנו לא באים לבאס, אבל ראינו המון בעלי חברות ובכל הנוגע לרכישה והשכרת משרדים, ראינו ה-כ-ל, המטרה שלנו היא ללוות את תהליך רכישת המשרד הראשון שלך. וזה כולל מבחינתנו להכין אתכם ובכך לעזור לכם להחליט נכון.

משרד VS עבודה מהבית

אנחנו מניחים שאם אתה קורא את השורות הללו, כבר היית שם (אשכרה או במחשבות), עובדים שעובדים מהבית לעיתים מאוד מתאימים לדינמיקה וצרכי החברה בשלבים התחלתיים. אבל, מהר מאוד תרגישו את הערך המוסף מתפספס. התחלופה גבוהה, הפרודקטיביות נמוכה יותר וקשה לנהל באופן שכזה עשרות עובדים.

*הפיכת הבית שלכם למשרד (עם עובדים שמגיעים) הינה ההחלט העסקית הנכונה כאשר היא מתאימה לשלב צמיחת החברה (וכאשר הרעיון של חיים אישיים ומשפחתיים קורסים לתוך עצמם).

רכישה או השכרת המשרד הבא שלך

אם עובד מהבית לא מתאים לך, והבית שלך לא מתאים למשפחה שלך, כנראה שתצטרך למצוא שטח משרדים מחוץ לבית שלך. אם כן, נראה שאתה צופה צמיחה (או חווה אותה כבר עכשיו), על מנת להכריז על מהלך זה כמוצלח עלינו לתכנן. עוד 5 שנים, מה היא הצלחה? כמה עובדים נהיה? מה היתרונות בשכירות אל מול קנייה ולהפך מבחינתך (פירוט בכתבה נפרדת🙂

רק הרהיטים הדרושים

אל תתחרפנו! שוב, אל תתחרפנו!

מי כמונו מעריכים אסתטיקה ועיצוב פנים ראוי, אבל חכו עם התוספות המטורפות (כן, גם אם אתם ענקי היי-טק), כנסו למקום עם מה שהוגדר כ"הכרחי בלבד" ורוצו ככה חודש. אתם לא תאמינו כמה כסף ייחסך ויאפשר לכם להקים תוך כדי הבנה של המקום, הצרכים והאווירה. לקטנים שבניכם – הטיפ הזה (רשימת הטיפים לריהוט במשרד הראשון בכתבה נפרדת) עשוי להציל אתכם מקשיים אמתיים.

רכישת ציוד משרדי חיוני

אז כולם יושבים, מסתכלים על המנכ"ל, הוא מחייך ומכריז שאפשר להתחיל לעבוד! אבל לאף אחד אין דף, עט או מחשב… בנוסף לריהוט, המשרד שלך צריך מגוון של ציוד משרדי (הנה רשימה של ציוד משרדי הכרחי  ועוד כמה טיפים שיעזרו לך בחיסכון בשלב קריטי זה).

 

כתבות רלוונטיות

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

Crafted With Love by pixidigital.com
CALL ME
+
Call me!
Call Now Button