המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי אליו יגיעו הלקוחות הפוטנציאלים שלכם, העובדים יגיעו כמובן בכל יום וללא ספק יושפעו רבות מאופי המשרד הנבחר. במדריך הבא נתמקד בשלושת השלבים והפרמטרים שיש להתייחס אליהם, במדריך המלא תמצאו גם את רשימת הצ'ק-ליסט שתעזור לקראת ובתקופת המעבר עצמה.

 

חלק ראשון: לתכנן תוכניות

  1. בואו נתחיל מהבסיס – השטח/הגודל, זהו פרמטר הסינון המרכזי בתחילת החיפוש. מה בעצם הארגון צריך? נסו להבהיר את צרכי המשרד. פעילויות מסויימות במשרד עשויות לדרוש שטח אישי קטן או גדול יותר עבור כל עובד או מחלקות מסויימות עובדות בדינאמיקה שונה ועל כן יזדקקו לאופי חלל שונה. סוגיית חדרי הישיבות ושאר מיקומי ניהול פגישות. האם לקוחות אכן צפויים להגיע באופן שוטף למשרד?

זוהי החלטה מהותית – ממש לא ממומלץ לשכור משרד גדול מהנדרש, כמובן שקטן מדי יהיה בעייתי – אבל לא לשכוח להשאיר מקום להתרחבות הארגון.

  1. צרו תקציב ברור המתחשב בכל הפרמטרים הרלוונטים, יציאה לחיפוש משרדים להשכרה בתל אביב ורמת גן ללא תקציב ברור יוביל לתסכול ואף חמור מכך לבעיה תקציבית של ממש. צרו טווח מחירים ושמרו עליו!

אל תשכחו שישנן הוצאות נלוות – העברת הציוד המשרדי, רכישה של ציוד משלים, שיפוץ במידה ונדרש, חשבונות שוטפים (תזכרו להתחשב גם בעלויות שירותי הניקיון).

  1. הפרמטר ה-3 הכי חשוב לקראת תחילת המהלך – מיקום, אזור המשרד. מומלץ להחליט מראש על האיזור ולהתמקד בחיפושים סביב אותו מיקום ולא להתפזר ולראות כל פעם משרד להשכרה באזור שונה.

שלושת הפרמטרים העקרים בבחירת מיקום המשרד המושכר:

  • הלקוחות שלך – האם יגיעו בקלות למיקום המשרד? מה יחשבו עליך כשיגיעו לאיזור?
  • העובדים שלך – הקלות שלהם להגיע תשפיע ישירות על התפקוד ושביעות הרצון שלהם.
  • המחיר – כל אזור מביא איתו טווח מחירים שונה. נסו ליצור את הנוסחא המתאימה לצרכי המשרד.

לעיתים נראה כי לו נקפיד לרשום ולבחון את הברור מאיליו – נצליח להתעלות על המובן ולהתרכז במאמצים ליצור, להתפתח והכי חשוב: לעמוד ביעדים שהגדרנו

אופיס גורו : OfficeGuru

חלק שני: איתור הנכס העסקי המושלם

  1. לפני שמתחילים לחפש, רצוי להחליט – מה בעצם אנחנו מחפשים? האם מדובר במגדלי משרדים מרכזיים? האם אנחנו צריכים משרד מפואר להשכרה או שייתכן ובניין משרדים לא חדש במיוחד יספק את צרכי העסק?

בשלב זה אנחנו יודעים את גודל המשרד, התקציב והמיקום בתל אביב או רמת גן, עכשיו עלינו להחליט איזה סוג של משרד מתאים לנו?

  1. איזה משרדים להשכרה בתל אביב ורמת גן זמינים להשכרה במועד הרצוי לך?

מצאו את השטחים הזמינים להשכרה. עכשיו שיש לך תחושה של מה שאת/ה מחפש/ת, אפשר להתחיל לחפש משרדים. יש כמה מסלולים שונים שנוכל לנקוט כדי לאתר את הנכס.

האופציה המומלצת – תן למתווך מקצוען לנווט איתך בתחום הנדל"ן העסקי אשר יכול לעיתים להתיש ולבלבל. המתווך המקצוען יודע על הנכסים הטובים ביותר לפני כולם ויכול לרוב להשיג לך תנאים מיוחדים. מעבר לכך הוא יידע לזהות את צרכי העסק שלך וימנע ממך לעשות טעיות של מתחילים.

אופציה נוספת היא כמובן להתחיל לפנות ולחפש לבד, אפשרות זו כמובן מיועדת למי שיש לו (או לעובד שלו) זמן להתמקד במהלך והבנה או ניסיון בתחום. בין ניתן לעבור מתווך באזור שלך למצוא משרדים.

  1. סיור בין הנכסים המובילים ותחילת צימצום האפשרויות. זהו שלב מהנה, הרבה טיולים והתרשמויות – אנחנו מזכירים, אל תתפתו לשנות מיד את התקציב שבחרתם או שאר הפרמטרים (גודל, מיקום וכו').

ערכו רשימה של היתרונות והחסרונות של כל מקום באופן מסודר ועקבי, בהתחשב במספר גורמים. מה המרחק בין התחבורה הציבורית? האם יש הרבה קורה מסביב לאזור? האם זה בטוח? האם הבניין באיכות טובה? האם זה יכול לספק לך את כל הצרכים שלך כעסק?

 

חלק שלישי: לוחצים ידיים – סוגרים עסקה

  1. גם אם אתם מנוסים מאוד בחתימה על חוזים כאלו ואחרים וגם אם זה החוזה המשמעותי הראשון שלכם – ישנם כמה דברים שכדאי לתת עליהם את הדעת. ודאו שאתם יודעים את התנאים השונים של ההשכרה וכיצד גורמים מסוימים משפיעים עליך השוכר. לא לחתום על שום דבר מבלי להבין את התנאים.

ישנם מודלי תמחור מגוונים להשכרה וחלק מההוצאות, כמו אלה של בניין משרדים משותפים, אינן באחריות השוכר, אבל אתה צריך לשלם עבור כל שירות שאתה משתמש.

שימו לב לסעיפים הנוגעים לתחזוקה, ניקוי וסילוק אשפה. ודאו שאתם מבינים אילו סוגים של תיקונים באחריותכם ובמה הבעלים של המשרד ששכרתם יטפל. תחזוקה היא אחת הסיבות מספר אחת של סכסוכים בין בעלי הבית והדיירים ורצוי למנוע אי הבנה.

  1. משא ומתן על החוזה שלך. תמיד שא ותן על חוזה השכירות (ובכלל בכל הצעה לעסק) ולא להסתפק במחיר המפורסם. בעיקר, אתם צריכים לשאוף לנהל משא ומתן על מגבלת עליית שכר הדירה בהמשך. תן לזה זמן כדי לוודא שכל הצרכים שלך יתקיימו על ידי הבניין לפני חתימת חוזה השכירות. [20]

אם אתה חסר ניסיון בעולם השכרת המשרדים, משא ומתן יכול להיות מסובך. זה יכול להיות משתלם יותר לשכור מתווך לייצוג ולא לנסות לטפל בעצמך.

  1. חשוב על הגרוע מכל: נקוט אמצעי זהירות מתאימים, גם אם אתה בעל עסק אחראי, יכול לפעמים להתרחש אסון. תמיד להיות מוכן גם לגרוע ביותר בעת חתימת חוזה שכירות.

היזהר בעת חתימת ערבות אישית. זהו מסמך המבטיח, גם במקרה של קריסה עסקית, אחריות אישית עבור תשלומי שכר דירה. ודאו שיש לכם את הזכות להקצות את החכירה למישהו אחר או sublet לחלל.

  1. היכונו לתרחישי המקרה הטובים ביותר. נסיבות בלתי צפויות אינן תמיד דבר רע. העסק שלך יכול לגדול מהר מהצפוי ואתה עלול להגדיל את הצרכים המבנים לפני שתקופת השכרת המשרד מסתיימת. ודאו שיש סעיף רילוקיישן / הרחבת ההשכרה שלך.

זכות סירוב ראשונה נותנת לך את הזכות לתבוע שטחים סמוכים לפני שהם מושאלים לדיירים שונים. בעל הבית יצטרך להודיע לך אם הוא שכור למישהו אחר ויש לך את הזכות לבקש את החלל הזה בעצמך.

מצאת את המאמר בעל ערך? התקשרו וספרו לנו על כך, ואנחנו נספר לכם על המשרדים במגדלי עזריאלי ובת"א ור"ג שיש לנו בשבילכם!

כתבות רלוונטיות

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק שלך. אבל בחירת כל משרד תהיה טעות. אתה צריך לוודא כי המשרד שלך יתמוך ויקדם את העובדים והמותג קדימה. לכן ריכזנו עבורך את 21 הטיפים הכי מהותיים לקראת השכרת המשרד הבא שלכם בת"א / רמת גן.

החליטו: האם אתם באמת צריך אחד?

  • עסקים רבים נדרשים למשרד כחלק מהותי מצרכי העסק, אך לעיתים עסקים בתחילת הדרך או בעלי מבנה תעסוקה גמיש יכולים לעבוד מהבית או במשרד משותף. אם העסק שלך יכול לפעול באחד מסביבות חלופיות אלה, תוכלו לחסוך לעצמך הרבה זמן וכסף.

בחרו מיקום ליד צוות העובדים

  • המיקום הוא השיקול החשוב ביותר שלך כאשר שוכרים את שטח המשרד הראשון שלך. ראשית עליך לוודא כי המשרד יהיה קרוב מספיק עבור חברי הצוות שלך כדי לנסוע כל בוקר למשרד. אם אין לך צוות עדיין, בחר משרד קרוב מספיק לאזור מאוכלס עם כישרון פוטנציאלי.

ודאו כי המשרד המושכר נגיש בקלות עבור אחרים

  • כמובן, עליך לזכור לקוחות בעת בחירת מיקום. האם בניין המשרדים שאתם שוקלים נגיש בקלות מן כבישים מהירים או תחבורה ציבורית? האם יוכלו למצוא אותו בקלות?

לא רק הבית – גם השכונה

  • גורם נוסף בעת שכירת שטח המשרד הראשון שלך שיכול להשפיע על ההחלטה הוא המיקום. בהתייחסות לאזור והסביבה. הצוות שלך צפוי להעריך משרד שקרוב למדי למסעדות ובתי קפה. ואם יש מקומות מסוימים בהם נאלצים לבקר באופן קבוע למטרות עסקיות (כמו מקומות מפגש או בנקים), תרצו להיות בקרבת מקום גם כן.

תקציב קפדני

  • לאחר מיקום, העלות היא החשש הגדול הבא. אל תבחרו משרד סופר מדהים ומפואר אם המשמעות היא לחץ כספי משמעותי..

חשבון עבור הוצאות נוספות

  • יש הרבה הוצאות כאשר שוכרים משרד חדש. שכר הדירה בפועל הוא רק חלק ממנו, חשמל, הובלה, ציוד ריהוט, מחשוב, ביטוח ועוד.

ודאו כי תנאי השכרת המשרד ברורים

  • זהו לא סתם הסכם שניתן לרפרף ולחתום כדי לקדם את התהליך, כל סעיף בעל פוטנציאל להקל או להקשות על חייכם. בקשו מהמתווך המקצוען שלכם סבלנות והסברים ברורים.

בררו מי אחראי על תיקונים

  • תיקונים עבור המשרד שלך עלולים להתגלות כהוצאה משמעותית. אם בעל הבית אחראי על הוצאות אלה, ודאו שהוא מוכן לטפל בהם בזמן.

קבלו עזרה ממומחה

  • תהליך החיפוש אחר שטחי משרדים יכול להיות מכריע עבור  Newbie. אבל שימוש בסוכן נדל"ן מסחרי מקצוען או מתווך אשר מכיר את המאפיינים באזור, הם יכולים להפוך את התהליך כולו להרבה יותר קל. חייג אלינו עכשיו וסוכן יפרוש בפנייך את הנכסים הזמינים המתאימים ביותר עבורך.

מצאו בניין מאובטח

  • הבניין עצמו צריך להציע כמה שירותים גם כן. כדי לשמור עליך, העובדים שלך ועל הציוד שלך בטוח ומאובטח, לברר האם בבניין יש מאבטח, ואבטחה לאחר שעות העבודה.

בחרו שטח שמתאים לצוות שלכם

  • התאימו את הגודל של המשרד לגודל הצוות, לדינאמיקת העבודה במשרד ונסו להימנע משטחים גדולים שלא לצורך.

אבל להשאיר קצת מקום לגדול

  • עם זאת, קצת שטח נוסף יכול להיות דבר טוב, במיוחד אם העסק מתכנן לגדול בתוך זמן השכרת המשרד. כמה מקומות נוספים / חדרים / שולחנות יכול להיות מועיל מאוד בעתיד הקרוב.

חשבו איזה חלל עבודה הכי מתאים לכם?

  • חלל משותף או חדרים? אולי זה השילוב שיכול להתאים לכם ולאופי העבודה של העסק?

הבהירו במדוייק – מהו מצב הנכס אליו תכנסו

  • וודא שאתה מבין איך השטח יועבר. האם אתם דורשים שיפורים כמו צבע ושטיח, או שאתם צריכים קירות ודלתות להזיז או להוסיף? מי ישלם על השיפורים האלה?

אל תשכחו את החנייה – גם של האופניים

  • חניה היא גורם חשוב נוסף שעלול להיות להשכח כאשר שוכרים את המשרד הראשון צריך לוודא שיש מספיק מקומות חניה בקרבת מקום, כך העובד באמת יכול להגיע לעבודה בזמן ללא בעיות רבות. חניון מאובטח או שטח ייעודי הוא יתרון.

איך המשרד ייראה לאחרים?

  • תאהבו את זה או שלא… המשרד שולחמסרים לאחרים על העסק שלך. אם תבחרו בניין ישן במיוחד, זה יכול להגיד ללקוחות שאתם נאבקים כלכלית. מצד שני, אם המשרד מפואר מאוד, עלולים לחשוב שמשלמים לכם יותר מדי 🙂

יש מקום לפגישות?

  • מלבד שולחנות בלבד או תאים, יש לחשוב על כמה מקומות אחרים שיכולים להיות שימושיים לצוות העובדים. האם צריך חדר ישיבות ייעודי או כמה חדרי ישיבות קטנים יותר? האם צריך מטבח או כל סוג מסוים של חללים נוספים במשרד?

לדעת מה מותר לכם להתאים אישית

  • סביר להניח שעם השכרת המשרד שלכם תרצו לבצע מספר שינויים. אבל רוב בעלי הבית לא מעוניינים בשינויים יוצאי דופן. אז לפני שאתם חתמים על משהו, בדקו מה מותר לעשות עם השטח, בלי לחייב אותך על נזקים.

אורך תקופת ההשכרה

  • זהו מרכיב חשוב אשר מטרתו לספק לך את השקט הנפשי לתקופה של השנים הקרובות עבור העסק שלך. מעבר משרד הוא טלטלה לעסק ומעברי מקום לעיתים קרובות יצור בעיה.

האמינו בעסק

  • אם זה חוזה שכירות לחמש שנים, איפה העסק יהיה בעוד חמש שנים? והאם יש לכם תוכנית ממשית להגיע לשם?

 

בהצלחה ענקית!

כתבות רלוונטיות

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן אנחנו יודעים [more]

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

25/06/2016

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

מי אמר ששלב הריהוט במשרד החדש זה סיוט? ובכן… די הרבה אנשים. אבל, הזמנת ריהוט חדש עבור המשרד שלך יכול להיות גם מהנה ומדהימה, אך בהחלט ישנם מספר שיקולים והחלטות שחייבים לקחת בחשבון. אספנו עבורכם את 6 הטעויות השכיחות (והדרמטיות ביותר) שאנשים עושים בעת רכישת ריהוט משרדי בעת השכרת משרד חדש:

בחירת מחיר על איכות

פריט במחיר נמוך יותר עשוי להתאים לתקציב שהוגדר או נעים בארנק, אבל לעיתים קרובות מה שבא בזול – עולה ביוקר. לדוגמה, בעוד שני שולחנות עשויים להיראות דומים,אחד מהם עשוי להחזיק מעמד פי 2-3 ובכך להיות זול יותר – למרות מחירו.

הכירו בגיוון החומר האנושי שלכם

כולם שונים, מה שיכול להיות נוח עבור אדם אחד עלול להיות לא נוח עבור אדם אחר. שולחן שמתאים עבור מישהו גבוה עשוי להיות לא נוח עבור מישהו נמוך או להיפך. כיסא עם משענות יד עשוי שלא להיות מתאים לעובד גדול יותר. בנוסף, חלק מהעובדים עשויים לדרוש תחנות עבודה שיתופיות בעוד שאחרים עשויים להזדקק לשולחנות נפרדים. חשוב על העובדים עצמם בעת רכישת ריהוט למשרד. בסופו של יום הם אלו שיצטרכו לעשות בו שימוש.

בחירת נראות על נוחות

מכירים את הכיסא היפהפה הזה שראיתם בחנות ואז… התיישבתם עליו? יש הרבה כיסאות שנראים נחמד, אבל אם הם לא נוח, זה לא ממש עוזר לנו. שוכרים משרד חדש? שמרו על הנוחות של העובדים שלכם, ובואו לא נשכח את הלקוחות שלכם. כיצד הגוף ירגיש אחרי יום שלם של עבודה בכיסא הזה, כמה קל יהיה לאחסן ולאתר מסמכים או כל צורך אחר. קפצו לחנות לפני הרכישה ובדקו את הסחורה, זה אולי נראה כמו צעד נוסף, אבל זה ישתלם בטווח הארוך.

השכרת משרד ללא תכנית

כמו כל השקעה משמעותית, רכישה ללא כל הפרטים, אלא מתוך דחף רגשי, עלולה להתגלות כטעות בהמשך הדרך. חשבו על תדירות השימוש בפריט ואם הפריט יהיה טוב לשימוש לטווח ארוך. אם אתה עובר למשרד גדול יותר, בכן במה יהיה צורך.

בנוסף, בחן את הרהיטים שכבר יש לך. גלה מה העובדים שלך לא אוהבים בריהוט הישן ומה הם רוצים לראות בחדש. והכי חשוב, לחשוב לטווח ארוך. אל תתפס מדי למגמות עיצוביות כאלו ואחרות

זה נכון שחשוב להראות עדכני, אבל בעוד כמה שנים גם ככה תראה מיושן שוב…

צבעים לא תואמים

אולי הבעיה הכי שכיחה ומביכה, יצרנים שונים יספקו גוונים שונים (גם אם שם הצבע זהה) ולכן מומלץ להזמין פריטים שמתחברים יחד מאותו היצרן. בשנים שלנו בתחום השכרת משרדים, ראינו כמה מתופעות חוסר התאמת צבעים המחרידה ביותר, משרדים של מעל 200 מ"ר מלאים בריהוט לא תואם, אם כבר אתם רוכשים מיצרנים שונים – לכו לחנות לראות ולהשוות.

לבוא לראות את הריהוט..?

כמו שבעת חיפוש אחר השכרת המשרד החדש שלך, הלכת ובחנת משרדים גדולים וגם קטנים, נכנסת לכל אחד מהם, הרגשת את ההבדל בין מגדלי משרדים (ומן הסתם ביקרת גם בתל אביב וגם ברמת גן, כדי להחליט איפה תמוקם…) האמרה "נסה לפני שאתה קונה" נכונה בהחלט גם לגבי ריהוט משרדי. לכו לחנות, שבו בכיסאות שונים והביטו בשולחנות שונים. לראות אם הכיסאות שכל כך מתאימים למשרד יכולים להתאים מתחת לשולחנות שכל כך מתאימים. בדיקת הריהוט המשרדי לפני רכישה / השכרה לא לוקח הרבה זמן, וזה יחסוך לך הרבה כסף מבוזבז להימנע לקנות את הפריט הלא נכון.

כתבות רלוונטיות

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן אנחנו יודעים [more]

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

Crafted With Love by pixidigital.com
CALL ME
+
Call me!
Call Now Button