צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

אנחנו יודעים כמה המעבר למשרד הבא יכול להיות מתיש, מבלבל ומתסכל. על כן, יצרנו עבורכם את המדריך המלא והנוח (זמין להורדה – חינם באתר), על מנת שתכלו לעבור הכל בשלום ובמינימום תקלות 🙂

*כמובן שהצרכים משתנים בכל עסק, אך המטרה היא להצביע על המשימות המהותיות ביותר ולספק לכם התחלה מהירה לרשימת המשימות האישית שלכם – קשה לתאר כמה חשובה רשימה שכזו במהלך מורכב כל כך.

לקראת חתימת החוזה על המשרד:

  • צרו "ועדת מעבר" – צוות אחראי. בדרך כלל יכלול נציגי IT, משאבי אנוש, תפעול ועוד אנשים בעלי עניין.
  • צרו תקציב רילוקיישן ראשוני מבוסס מחשבה (!)
  • החליט האם תשתמשו ביועץ מקצועי לאיתור המשרד – אם כן, נשמח כמובן לעזור 🙂 073-3745306
  • תיאום העברת שרתים עם ספקי התמיכה הטכנית IT.
  • פנו לספק הטלפון כדי לקבל מספרים חדשים או להעביר את הקיימים.
  • לקבוע אם ציוד כלשהו דורש ספקים מיוחדים או מאושרים להעביר אותו. זה יכול לכלול מכונות צילום, ציוד מעבדה, אלקטרוניקה מסוימים או ציוד ייצור.
  • בדוק פרטי ההשכרה הקיימת עבור דרישות שיקום / תנאים להחזרת החלל הנוכחי לבעל הבית.
  • מפתחות המשרד החדש.
  • צורו קשר עם הבניין כדי לאשר מיקומים של שילוט.
  • לשכור ספק שילוט, לקבל אישור, ולהתקין שילוט חדש.
  • הזמנת נייר מכתבים חדש, כרטיסי ביקור, טפסים וחומרי שיווק מודפסים אחרים.
  • תיאום עדכונים לאתר שלכם, חתימות דוא"ל וכל מקום אחר שבו מופיעה כתובתך, כך שניתן יהיה ליישם אותם ביום המעבר שלך.
  • הודיעו ללקוחות שלכם על שינוי כתובת.
  • צור קשר עם הדואר כדי לשנות את הכתובת.
  • צור קשר עם הבנק לשינוי כתובת.
  • להודיע ​​לספקים על שינוי כתובת (שירות קפה, מכונות אוטומטיות וכו ').
  • צורו קשר עם מס הכנסה ושאר רשויות כדי לשנות את הכתובת.
  • שינוי כתובת בכל הפרסומים.
  • לוודא צרכי ביטוח חדשים בחלל החדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 חודשים לפני העברה:

  • תיאם תאריך עם מחלקת התמיכה הטכנית IT.
  • לעדכן יומן פגישות ושאר צרכים עתידיים..
  • הגדירו תחומי אחריות בכל מחלקה.
  • הכנת ציר זמן ברור עד המעבר ולשבועות שאחריו.
  • לאסוף את כל תוכניות הפריסה מהעובדים עבור החללים החדשים שלהם.
  • לדאוג לצרכי אזורים משותפים (חדרי קפה / הפסקה, חדרי העתקה וכו ')
  • רישום וארגון כל הציוד שיש להעביר.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

חודש לפני המעבר:

  • להקצות לכל עובד/ מחלקה מספר טלפון חדש ולעדכנם.
  • יצירת מדריך פשוט ובהיר לעובדים בדבר המעבר.
  • הכנת סדר היום של העובדים לגבי יום המעבר והשבוע שאחריו.
  • צורו קמפיין יחסי ציבור עם הודעות לעיתונות כדי להדגיש את המיקום החדש.
  • אתר אחסון מאובטח מחוץ לחלל עבור מסמכים ישנים. (אל תסחבו איתם לכל מקום חדש).
  • לדון ולהסכים על צרכי ביטוח המעבר עצמו.
  • קביעת נהלים ביטחוניים למהלך (בהתאם לאופי החברה).
  • בחינת לוח הזמנים – האם ראלי ומתקדם על פי התכנית?
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

2 שבועות לפני המעבר:

  • קבעו סופית את תזמון המעבר.
  • הרגיעו את העובדים בחיוך ושיתוף מידע (זוהי טראומה לארגון)
  • תזמנו את חומרי האריזה ואת משלוח הציוד.
  • הכינו 'חבילת קבלת הפנים' של העובד למרחב החדש (שירותים, חדרי הפסקה, חדרי העתקה וכו ').
  • צורו רשימה של אנשי קשר לשעת חירום, מספרי טלפון סלולריים וספקים הכוללים העברה לחברה, ניהול בניינים, שירותים, תקשורת וכו '.
  • התכוננו ל"אבד ונמצא" הן במקור והן ביעד.
  • בחרו את ספק הניקיון עבור המשרד החדש (ואלי אף לישן בעת מסירת המפתחות).
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

שבוע המעבר:

  • תזמנו חומר אריזה נוסף ומסירת תוויות.
  • אתרו יעדים של תגית ותווית – מספור חדרים ומזהי ציוד.
  • צרו מפת 'אתה כאן' בקומה.
  • תזמנו את ההדרכה לכל נוהלי החירום במיקום החדש.
  • הפצת רשימות אנשי קשר לרשימות חירום / באתר / שיחה.
  • סקירה וסיים כל רצפי המהלכים / לוחות זמנים – להפיץ להעביר צוות.
  • הפיצו את תגי הכניסה החדשים של העבדים.
  • קרוב ככל האפשר- יום נעילה – שינוי מנעולים וקודי גישה במיקום חדש.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

ימי ההסתגלות למקום החדש

  • תמיכה בבקשות עובדים, אבד ומצא, רשימות דבש, וכו '.
  • לאסוף את כל פריטי הגישה, כולל כרטיסי אבטחה, מפתחות ומעבר חניה עבור המיקום הישן לאשר החזרת פיקדונות המוחזקים על ידי בעל הבית עבור פריטים.
  • סקירת נזקים קרו במהלך- הכנה והגשת דוחות (חשוב!).
  • צרו רשימת אנשי קשר חדשה ופריסה של מיקומי מחלקות.
  • סקירת חשבוניות סופיות מול חוזים.
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

קישורים ופרטי קשר מועילים עבור המעבר

  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________
  • __________________________

—————————————————————————————————————————

אנחנו מקווים שרשימה זו עזרה לכם,

במידה ויש לכם הערות בונות אשר יעזרו להפוך רשימה זו לטובה ויעילה יותר, אנחנו נשמח מאוד לשמוע מכם. השאירו הערה בתגובות ואנחנו נעדכן.

להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן

כתבות רלוונטיות

21/01/2018

הזדמנויות עסקיות במגדלי משרדים

בשנים האחרונות אנחנו רואים צמיחה בשימוש בחללי עבודה משותפים, הדבר מתאים מאוד [more]

26/06/2016

21 טיפים בעת השכרת שטח המשרד הראשון שלך

השכרת שטח המשרד הראשון שלך יכול להיות נקודת מפנה מרגש עבור העסק [more]

25/06/2016

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

מי אמר ששלב הריהוט במשרד החדש זה סיוט? ובכן… די הרבה אנשים. [more]

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

25/06/2016

6 טעויות להימנע בעת רכישת ריהוט משרדי

מי אמר ששלב הריהוט במשרד החדש זה סיוט? ובכן… די הרבה אנשים. אבל, הזמנת ריהוט חדש עבור המשרד שלך יכול להיות גם מהנה ומדהימה, אך בהחלט ישנם מספר שיקולים והחלטות שחייבים לקחת בחשבון. אספנו עבורכם את 6 הטעויות השכיחות (והדרמטיות ביותר) שאנשים עושים בעת רכישת ריהוט משרדי בעת השכרת משרד חדש:

בחירת מחיר על איכות

פריט במחיר נמוך יותר עשוי להתאים לתקציב שהוגדר או נעים בארנק, אבל לעיתים קרובות מה שבא בזול – עולה ביוקר. לדוגמה, בעוד שני שולחנות עשויים להיראות דומים,אחד מהם עשוי להחזיק מעמד פי 2-3 ובכך להיות זול יותר – למרות מחירו.

הכירו בגיוון החומר האנושי שלכם

כולם שונים, מה שיכול להיות נוח עבור אדם אחד עלול להיות לא נוח עבור אדם אחר. שולחן שמתאים עבור מישהו גבוה עשוי להיות לא נוח עבור מישהו נמוך או להיפך. כיסא עם משענות יד עשוי שלא להיות מתאים לעובד גדול יותר. בנוסף, חלק מהעובדים עשויים לדרוש תחנות עבודה שיתופיות בעוד שאחרים עשויים להזדקק לשולחנות נפרדים. חשוב על העובדים עצמם בעת רכישת ריהוט למשרד. בסופו של יום הם אלו שיצטרכו לעשות בו שימוש.

בחירת נראות על נוחות

מכירים את הכיסא היפהפה הזה שראיתם בחנות ואז… התיישבתם עליו? יש הרבה כיסאות שנראים נחמד, אבל אם הם לא נוח, זה לא ממש עוזר לנו. שוכרים משרד חדש? שמרו על הנוחות של העובדים שלכם, ובואו לא נשכח את הלקוחות שלכם. כיצד הגוף ירגיש אחרי יום שלם של עבודה בכיסא הזה, כמה קל יהיה לאחסן ולאתר מסמכים או כל צורך אחר. קפצו לחנות לפני הרכישה ובדקו את הסחורה, זה אולי נראה כמו צעד נוסף, אבל זה ישתלם בטווח הארוך.

השכרת משרד ללא תכנית

כמו כל השקעה משמעותית, רכישה ללא כל הפרטים, אלא מתוך דחף רגשי, עלולה להתגלות כטעות בהמשך הדרך. חשבו על תדירות השימוש בפריט ואם הפריט יהיה טוב לשימוש לטווח ארוך. אם אתה עובר למשרד גדול יותר, בכן במה יהיה צורך.

בנוסף, בחן את הרהיטים שכבר יש לך. גלה מה העובדים שלך לא אוהבים בריהוט הישן ומה הם רוצים לראות בחדש. והכי חשוב, לחשוב לטווח ארוך. אל תתפס מדי למגמות עיצוביות כאלו ואחרות

זה נכון שחשוב להראות עדכני, אבל בעוד כמה שנים גם ככה תראה מיושן שוב…

צבעים לא תואמים

אולי הבעיה הכי שכיחה ומביכה, יצרנים שונים יספקו גוונים שונים (גם אם שם הצבע זהה) ולכן מומלץ להזמין פריטים שמתחברים יחד מאותו היצרן. בשנים שלנו בתחום השכרת משרדים, ראינו כמה מתופעות חוסר התאמת צבעים המחרידה ביותר, משרדים של מעל 200 מ"ר מלאים בריהוט לא תואם, אם כבר אתם רוכשים מיצרנים שונים – לכו לחנות לראות ולהשוות.

לבוא לראות את הריהוט..?

כמו שבעת חיפוש אחר השכרת המשרד החדש שלך, הלכת ובחנת משרדים גדולים וגם קטנים, נכנסת לכל אחד מהם, הרגשת את ההבדל בין מגדלי משרדים (ומן הסתם ביקרת גם בתל אביב וגם ברמת גן, כדי להחליט איפה תמוקם…) האמרה "נסה לפני שאתה קונה" נכונה בהחלט גם לגבי ריהוט משרדי. לכו לחנות, שבו בכיסאות שונים והביטו בשולחנות שונים. לראות אם הכיסאות שכל כך מתאימים למשרד יכולים להתאים מתחת לשולחנות שכל כך מתאימים. בדיקת הריהוט המשרדי לפני רכישה / השכרה לא לוקח הרבה זמן, וזה יחסוך לך הרבה כסף מבוזבז להימנע לקנות את הפריט הלא נכון.

כתבות רלוונטיות

10/09/2019

צ'ק ליסט משימות למעבר משרד הבא שלך

  רשימת משימות לביצוע ותיאום להורדת המסמך והדפסתו – לחצו כאן אנחנו יודעים [more]

27/08/2019

המדריך המלא להשכרת המשרד המתאים: תכנון – איתור – עסקה

השכרת המשרד הבא שלך הוא צעד ענק עבור הארגון. זהו המיקום הפיזי [more]

1/02/2018

המשרד מפואר – הלקוחות פחות: לא תמיד 'מפואר' לטובתנו

איך זה של-גוגל יש כמה קומות ובכל קומה העיצוב שונה? איך מחליטים [more]

Crafted With Love by pixidigital.com
CALL ME
+
Call me!
Call Now Button